【管理Tips】會議記錄全筆錄浪費時間? 應對準 3 大重點

商管策略 17:05 2021/04/05

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通常新進職員人職被安排撰寫會議記錄,但如何握要掌握會議重點卻是學問。一般人普遍認為,一字不漏「全記錄」才是會議記錄,結果分發時公司前輩同事收到文件後隨即放回文件夾,或略略一看便算了,這樣情況出現浪費大家時間。事實上,一場成功會議秘訣在於全體出席人員提出「問題」。

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在整場會議中出席人士發言時,慣常扔下「問題」,而這些看此與主題有關聯性的稱之為「議題」,記錄員應該聚焦「議題」之上後寫低重點。以下歸納《哈佛商業評論》 文章得出 3 項要點,記錄的職員需要在會議前落些工夫、掌握箇中技巧,下次做會議記錄更得心應手。

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(1)大概撰寫 3 個大方向。因應會議流程和重點先後排序優先,舉例:「至前一次為止流程」、「本次議題」及「下一次預定計劃」記錄寫進會議記錄內,將過去與未來規劃方向歸納。

(2)會議定位決策。倘若會議定位聚焦一個問題,以及出席會議人士可判定會議定位,若需要決策該會議擬邀請擁有決定權的人物參加。

(3)歸納議題以外未來方向。通常在會讓後段部分提出下次未來目標,建議列出全體出席成員下次目標未來方向,以節省下次會議準備工作。

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Photo:Pexels

撰文 : 鍾采餘

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