【管理Tips】日日查閱email無法專心工作? 3 招解決電郵爆炸煩惱快快收工

商管策略 14:18 2021/02/05

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人們常嘆,一日只得 24 小時不夠用,身在職場若日日花時間處理 email(電郵)更是費時失事,公事放一旁不值得。電郵是辦公程序重要的聯繫方式,但總不能花太多時間處理。為節省及安排每日時間,以下 3 個小技巧可省閱讀和處理電郵時間。

(1)善用「罐頭回應」:
Google Gmail 設「智慧撰寫」功能,先在個人設定開啟功能,當撰寫電子郵件時顯示預測書寫建議,自動寫完句子。不過,「智慧撰寫」功能僅適用於一般回應。

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「智慧撰寫」回件小幫手

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(2)堅持簡短句子「說重點」:
撰寫郵件內容應該簡而清或單句子,切忌長篇大論;一來可縮短發送郵件時間,再者可減省收件者閱讀郵件時間;

(3)迅速回應客戶「稍後供完整的答覆」:
職埸上大家爭分奪秒在有限時間內處理公務,除收件人外,其實發信人也十分焦急,期望盡快收到你回覆。若你收到一封不易處理的郵件時,需要經一番思索再答覆,建議你應該先簡短回覆客戶「稍後會有完整的答覆」。

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Photo:Pexels

撰文 : 鍾采餘

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