【管理Tips】項目失誤欺上瞞下硬食?主管宜先「罪己」消弭下屬戒心拆彈

商管策略 20:38 2021/01/18

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相信整個職涯上必定會遇上類此情況:企業高層最著緊重點項目,把重要工作項目交托給你處理時,不慎出現失誤,下屬向上司通報壞消息有時難以啟齒,原因可能是沒有適合對話環境,令下屬顧慮不敢言。以下兩個要點須要領導人先製造適當營造對話環境:

領導者以「自己失誤」例子作話題的開端。若然要下屬無顧慮通報壞消息,領導者願意坦率表露曾經出現差錯的一面,同時在過去經歷及經驗中分享解決辦法,一來領導者能作支援角色,促進培養下屬營造對話氣氛,鞏固信賴關係。

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當上司營造出可對話的空間後,下屬放下戒備,才能夠敞開心扉、有話直說,慢慢建立信賴的關係;對下屬來說,這個對話環境同時是可坦承面對失敗的區域,對公司長遠營運反更有利。

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(2) 報告壞消息前先兩個或以上的應變方案

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事實上,從危機中重回正軌,才是公司營運關鍵,上司最在意的事。那麼,下屬遇到壞情況又該如何報告及處理才適當呢?以下 3 個要點:

(1)客觀描述事情的來龍去脈。
上司不是「當事人」沒法掌握事情的前因後果,方可因應情況作出判斷,這是上司的首要需求;員工只是心想撇清「卸膊」免得上司降罪,不妨先向上司和盤托出,令他先了解事件始末吧!

(2)報告壞消息前先兩個或以上的應變方案
報告壞消息後,隨即向上司提出起碼兩個應變方案,此舉表現員工積極解決問題,並非將所有「爛攤子」交比上司處理,兩個應變方案的選擇權交給上司決定,反而提升員工個人價值的展現。

(3) 運用「六何法」
「六何法」即何人(Who)、何事(What)、何時(When)、何地(Where)、何解(Why)及如何(How)。安排人手。當你報告壞消息後以及想到應對方案後,並安排各方部門同事工作,包括何人、何事和何時,以怎樣方式處理等,交托同事處理及匯報資訊。

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Photo:Pexels

撰文 : 鍾采餘

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