【管理Tips】天氣轉涼秋天懶洋洋?建立「專屬系統」4 招提升工作效率

商管策略 17:12 2020/12/01

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近日天氣轉涼,返工做事難免提不起勁。每當有工作遲遲未完成甚至根本未開始,容易讓打工仔感到憂鬱,甚至不想行動。要在懶洋洋鬱悶的天氣下提高效率,可以從 4 種「系統化工作術」著手:

(1)工作計分板系統

建議在每日早上或晚上,先將所有的工作具體化、視覺化變成「工作清單」或「待辦清單」,再挑選 3 件重要或緊急的事,專注完成它即可。舉例,每日寫下要做的 3 件大事與 6 件瑣碎事,寫完去做、做完刪除,透過工作計分板系統引導你專注於任務的進度。當然,完成工作計分板後,每天也記得給自己一些小獎勵,更有助於養成工作計分板系統的好習慣。

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(2)時間管理系統

如果工作性質可行,你可以設定每天的「專注時間」,這時要關掉手機,避免打擾和分心;或者,每天固定一個時段,到咖啡店專注完成手頭上重要與緊急的工作。當專注時間結束後,可以加插一段放鬆時間。

不過特別提醒,也千萬別把整天都定為「專注時間」,要懂得保留彈性,以防臨時加入的工作。總之,依據工作計分板系統,大致安排自己每日的專注時間、放鬆時間與彈性時間。

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先將所有的工作具體化、視覺化變成「工作清單」或「待辦清單」,而後挑選 3 件重要或緊急的事,專注完成它即可

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(3)模式化工作術

針對重複、例行工作,你可以建立標準作業流程(SOP)。就像麥當勞的點餐和製作漢堡一樣有固定製作程序,使工作有效率完成。假設你發現有利工作企劃進行的做法是,先畫圖構思、再以簡報梳理邏輯、最後撰寫報告,就可以此定為標準流程。你也可以在睡前固定放鬆筋骨 10 分鐘,早上起床後冥想 10 分鐘,亦即把想做的事,融入在你的標準作業或日常生活流程中。

(4)資源整合系統

跟烹飪一樣,先準備好所有素材、事物,然後全力以赴完成。例如,先收集網上、文獻和書籍等所有相關資料,然後集中火力撰寫計劃書,這樣反而比盲目收集、胡亂撰寫來得更有效率。

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先收集網上、文獻和書籍等所有相關資料,然後集中火力撰寫計劃書,這樣反而比盲目收集、胡亂撰寫來得更有效率

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Photo:pexels、Marco Verch

撰文 : 廖淑瑩

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