【管理Tips】調查:純訓話・提高士氣會議「最浪費青春」四招改善會議效率

商管策略 09:22 2020/11/07

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開會已是每個打工之日常。上班族平均每個月要開 62 場會議,且他們認為半數以上會議是浪費時間。有組織顧問建議,單純主管訓話、提升全體士氣的會議是多餘的,要讓會議進行得有效率就要留意以下 4 點:

(1) 記錄會議流程

增加開會效率的方法是每次開會有人負責會議的架構、流程和成果。組織設計與轉型顧問機構 The Ready 創辦人 Aaron Dignan 發現,有人負責記錄會議對開會流程十分有幫助。記錄員負責確保會議進行、落實眾人同意的會議形式和會議規則,在對話離題時打斷, 留意有誰是否需發言或讓步,甚至在主管違反規則時出聲提醒。 

記錄員負責記下整場會議的動議和討論結果,可以用平板電腦、實時文件或工作管理員程式等。首先,主管要為每場會議選出記錄員,相隔 90 日後,可選出下位記錄員,確保每位員工有擔任的機會。

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增加開會效率的方法是每次開會都會有人負責記錄會議的架構、流程和成果

(2)會議暫停

有時需要暫停會議以釐清論點。與其想照現有節奏把所有未完成的會議塞進時間表,不如看看能否取消之後兩周所有會議。這看似不可能,甚至不負責任,但確實做得到。調整會議形式,刪除會議多餘的檢討部分,廢除跨功能的協商管道,壓縮每周平均開會時間。如果你被會議壓得喘不過氣來,不妨先把會議延期,檢視現有會議和所需會議的差別。

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(3)回顧會議

若論哪種會議最寶貴卻少見,大概是回顧會議。回顧是讓團隊得以暫停、留意和學習。回顧會議可以是在工作有大幅進展之後,或最好是定期舉行,團隊花一或兩小時,分享各自對這段期間的心得與感想。 回顧會議有各種形式,簡單也好(按專案的時間列出高點和低點),複雜也可(喜歡之處、學習之處、缺乏之處和期盼之處) 。

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回顧會議可以是在工作有大幅進展之後,或最好是定期舉行,團隊花一或兩小時,分享各自對這段期間的心得與感想

(4)開會措施

雖然少開點會議較好,但許多公司也從擴充會議架構的類型得益。建議主管可花些時間執行開會措施,結合會議架構,以利流程順暢、決策制定、意見提出,還有腦震盪等。 以下是幾個建議的開會措施:

  • 由大家發言開場 

以提問展開會議 ,讓大家彼此熟絡,人人開口發言,提出「大家在想甚麼?」、「大家有甚麼期待?」、「大家承擔過最大的風險是甚麼?」等常見問題

會議開始時,主持可以用一個提問展開會議

  • 輪流發言和參與 

當要務是速度和參與,讓每個人輪流有 1 次機會提問、回饋意見、同意別人或說明新狀況,依會議類別而定。其他人則洗耳恭聽,靜候輪到自己。

  • 當場設定議程 

不要先預測明天或下周最重要的事情,而是等會議實際召開後,再選出重要的主題。如果哪個主題沒談到,不必保留,要是下次開會時有人仍覺得重要就再提出來。

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Photo:pexels

撰文 : 廖淑瑩

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