【管理Tips】工作量過多主管如何處理?刪除一項工作即提升下屬工作效率

商管策略 11:30 2020/10/03

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現在職場講求生活與工作平衡(work-life balance),但實際做到的人恐怕不多。員工工作量大,很多主管認為只要調整工作方式、實行彈性上班時間,就能達到工作與生活平衡。但有研究指,這些方法完全無效,關鍵是在於刪除一項工作即可大大提升員工效率。

工作量過多易致情緒不滿、離職意慾增加

為了研究工作與生活無法平衡的主因,麻省理工史隆管理學院(MIT Sloan School of Management)教授 Erin Kelly 和 Phyllis Moen 在 2010 至 2014 年,跟全美最大的 500 間企業合作,調查其技術部門 1,000 多名主管、員工。結果多數受訪者表示工作多到不可能在既定時間內完成。

Erin Kelly 表示,長期工作量過多,導致員工不滿的情緒增加、想離職。同時,員工為了在既定時間內完成最多工作,可能犧牲工作質素,創意力減退。

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團隊成員可用儀表板追蹤各自的工作進度,減少不必要的會議、聊天和回覆電子郵件的時間

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刪除「低價值」工作 提升員工工作質素

為了避免工作過量,Phyllis Moen 建議技術部門,嘗試採用雙軌制工作再設計(dual-agenda work redesign),透過雙向溝通,重新思考員工的工作內容,並修正對員工的期望,繼而建構工作排程。例如,讓下屬參與主管會議,了解目前的組織策略,繼而刪除「低價值」工作。或者,團隊成員可用儀表板(dashboard)追蹤各自的工作進度,減少不必要會議、聊天和回覆電子郵件的時間。

計劃實行 1 年後,跟實行彈性工作的同事相比,採用新工作模式的員工和主管,工作厭倦程度下降,工作滿意度上升。3 年後,團隊的員工和主管離職率減少40%,營業額的投資回報率更增加 1.6 倍。

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Photo:pexels

撰文 : 廖淑瑩

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