【管理Tips】Home Office帶來意想不到洗費 隨時令中小企年增數十萬開支

商管策略 13:46 2020/05/07

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新冠肺炎疫情持續多時,令不少企業實行在家工作(home office);隨著疫情稍為緩和,企業要考慮未來是否繼續保留在家上班政策,或要求員工回到辦公室工作。若企業繼續採用在家工作,或許能夠為公司減少辦公室租金等營運成本;但當員工長期在家工作,要小心兩種隱藏支出,隨時令企業花費過百萬元!

留意軟硬件長期支出

新冠肺炎疫情改變企業的工作模式,據羅兵咸永道(PwC)最近調查顯示,即使疫情過後回復正常工作,49% 受訪財務總監認為應該將遙距辦公(remote work)視為長期工作選項。在金融機構任職財務總監認同,遙距辦公的比例更高達 60%。當企業將遙距辦公作為長期營運模式,初期需要在財務上考慮相關軟件支出及設立居家辦公津貼。

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如果要長期維持居家辦公模式,必須考慮購買功能完整的付費版軟件

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相關軟硬件採購方面,市調機構 Gartner 的研究顯示,多達 50% 的營業額超過 10 億美元公司中,企業對在家工作毫無準備,因新冠肺炎疫情而匆忙採購軟硬件設備。短期居家辦公,用 Zoom、Microsoft Teams 等免費線上會議軟件,也許能夠應急;但若要長期維持家中工作模式,必須考慮購買功能完整的付費版軟件。

日本第一生命經濟研究所推算,在日本資產超過 1,000 萬日元的法人達 95 萬,平均每間公司員工數為 39.1 人,如要讓員工透過網絡進行遠端會議,平均每間公司每年需額外花費約 490 萬日圓(約港幣 356,557 元),完成系統設定、支付系統費用等。

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為員工提供津貼

在家工作除了增加網上會議支出(如:服務收費)外,員工居家辦公還會衍生其他開支。舉例,英國政府給予每位國會議員 10,000 英鎊津貼,為居家辦公添置筆記簿型電腦、打印機等設備,另外讓議員申報居家辦公期間的電費及電話費等開支。

Twitter 為在家工作僱員購買所需設備提供補貼,蘋果(Apple)則向每名員工提供 100 美元補貼金讓員工採購辦公用品。勞動管理公司 Motus 估算,平均每位員工每月居家辦公衍生的相關費用,大約是 90 至 126 美元之間(約港幣 697 至 976 元) 。新冠肺炎疫情過後,如企業希望繼續實施遙距辦公政策,可能需先評估以上兩種支出,才能做出最符合成本的決策。

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Photo:pexels

撰文 : 廖淑瑩

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