【管理Tips】開會有益身心? 戶外邊行邊開增加效率

商管策略 15:56 2019/12/10

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打工仔最怕一些沉悶又不重要的會議,所以每次開會都會覺得「怕怕」。根據世界經濟論壇(WEF)的報告指出,大多數員工的辦公室生活,有一半時間都在開會,加上會議內容無趣,令員工心不在焉的情況經常出現-但瑞典大學的研究指出,開會竟然會令身人心健康!

開會是療癒還是干擾?

瑞典馬模大學(Malmö University)教授 Patrik Hall 的研究指出,開會可以讓員工互相了解每個人在團隊中扮演的角色,同時可以清楚公司如何運作。另外,在開會的時候,所有人都會出席,可以讓員工對自己的部門更有歸屬感。此外,開會可以提供讓員工互相抱怨及與同事討論的平台。因此,會議的目的有一部分是建立身份認同和相互聯繫,是辦公室生活中的一種「療癒」。

不過,即使會議真的如上述般美好,美國打工仔對於「開會」有不同的見解。研究發現,美國有 1/3 僱員覺得開會是浪費時間,更有高達 6 成員工認為,開會是一種干擾,有 64% 的主管認為,將開會的時間用於思考及處理工作更佳。其實,員工討厭開會的原因不外乎會議所佔的時間太長,但沒有得到結論,另外是與會者的準備不足,導致不能了解會議的內容。

一視同仁提升會議效率

無論打工仔對開會的印象是好是壞,會議還是要繼續,不妨換個方式讓開會變得有效率。Patrik Hall 在研究中建議,可以先縮短會議時間。他解釋,有時預計 1 至 2 小時的會議,即使在會上要討論的事項已討論完畢,仍堅持用上剩餘的時間,就會變成虛度光陰。另外,提高所有人在會議中的參與感。Patrik Hall 認為與同樣職級的同事開會時,可以討論大家有興趣話題,但當跟高級人員開會時,就不能暢所欲言,令會議失效。他建議,在會議中能夠做到無論職位、階級都一視同仁,可以讓與會者參與感的提升。

轉換地點能激發創意

除了開會的方式,地點也會影響效率。WEF 報告指出,開會的缺點之一就是坐著不動,建議將會議搬出辦公室,選擇在室外開會或是一邊散步一邊開會。不少員工認為,暫時離開辦公室到戶外開會,有「充電」的效果,且更有效率。《哈佛商業評論》的調查顯示,員工邊行邊開會反而更能激發創意,比平常多出 5%,其專注力和投入程度都有顯著提升,職場關係也會變得融洽。

Photo:pixabay

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撰文 : 廖淑瑩

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