【管理Tips】趕走無謂會議 3 招改變開會模式

商管策略 15:36 2019/11/28

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打工仔每日面對形形色色會議,但有些會議的內容未必重要,變相失去工作的時間。老闆必須知道開會的頻率、長度及參與人數,且不同形式的會議會隨著新的工作及成員不斷增加,拖慢工作效率,令員工花費在會議上的時間比工作時間多出 8 成 。要令會議變得有效,就取決於開會前的準備工作、挑選議程事項、執行會議作出的決定。

做好會前準備 定出議程及所需時間

會議主持人,會前準備工夫不可忽視,因此主持人有責任為會議定出議程,亦應在會前協調所有與會者或至少是重要的與會者,讓他們有機會表達對議程安排的想法。一個好的議程不應包含太多討論事項,相反專注於少數事項可有效改善效率。為了讓會議效率的成效更佳,主持人必須事先估計每項議程需要花費的時間,雖然現實未必能夠準備按照詩議程進行,但對於主持人來說是個好的參考準則。

根據事項重要性納入議程

至於挑選議程事項,就要根據事項的重要性決定,例如每次會議中必須處理的事項(公司新定單、重要會計數字等)需要納入會議議程中;相反,一些無關重要的事情更不應該成為會議的議程之一。如果在議程決定後到正式開會期間發生重要、明確處理的事,應該在會議開始時提出,修改部分議程或重新安排議程。執行會後決定方面,主持人應為執行會議的決定預留時間,定時追蹤行動的成效。

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Photo:pixabay

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撰文 : 廖淑瑩

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