【管理Tips】趕走無謂會議 3 招改變開會模式

打工仔每日面對形形色色會議，但有些會議的內容未必重要，變相失去工作的時間。老闆必須知道開會的頻率、長度及參與人數，且不同形式的會議會隨著新的工作及成員不斷增加，拖慢工作效率，令員工花費在會議上的時間比工作時間多出 8 成 。要令會議變得有效，就取決於開會前的準備工作、挑選議程事項、執行會議作出的決定。

做好會前準備 定出議程及所需時間

會議主持人，會前準備工夫不可忽視，因此主持人有責任為會議定出議程，亦應在會前協調所有與會者或至少是重要的與會者，讓他們有機會表達對議程安排的想法。一個好的議程不應包含太多討論事項，相反專注於少數事項可有效改善效率。為了讓會議效率的成效更佳，主持人必須事先估計每項議程需要花費的時間，雖然現實未必能夠準備按照詩議程進行，但對於主持人來說是個好的參考準則。

根據事項重要性納入議程

至於挑選議程事項，就要根據事項的重要性決定，例如每次會議中必須處理的事項（公司新定單、重要會計數字等）需要納入會議議程中；相反，一些無關重要的事情更不應該成為會議的議程之一。如果在議程決定後到正式開會期間發生重要、明確處理的事，應該在會議開始時提出，修改部分議程或重新安排議程。執行會後決定方面，主持人應為執行會議的決定預留時間，定時追蹤行動的成效。

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