【管理Tips】事事攬上身一定好? 善用責任階梯不做「過勞主管」

商管策略 22:34 2019/11/22

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主管將工作攬到自己身上,可以減輕下屬的工作看似是好事,但長遠可能會導致下屬出現消極的態度,形成惡性循環。最終令主管工作理壓力大增之餘,又會對整個團隊造成影響。要避免成為「過勞主管」,就要先了解「負責任病毒」的原理,然後再利用「責任階梯」讓下屬知道自己的工作範疇及提升他們的責任感。

英雄主義反令下屬工作態度懶散

「負責任病毒」(Responsibility Virus)是由 Roger Martin 提出,是指主管會出現「英雄主義」心態,將原本由下屬負責的工作,因為下屬較被動或工作進度較慢,而將工作攬到自己身上。這種「我來負責」的工作態度,會令下屬反而出現消極的態度,認為老闆會負擔起工作責任及控制權,因而袖手旁觀。當下屬出現消極態度,主管又會拚命地把事情攬到自己身上,員工會變得更消極,甚至認為自己不被重視,最後直接放棄所有責任,形成惡性循環。最後,只會令主管的工作量大增,令危及整個團隊。

「負責任病毒」傳播的原因之一,是因為代理制度與決策過程出現問題,主管要仔細檢視自己將工作交托下屬的方式、決策過程是如何進行、下屬是否需要不斷向自己請示。主管需要適時將權力下放給下屬,讓他們學習做出更好的決策,並承擔責任。

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責任階梯可釐清主管與下屬的責任

主管可以利用「責任階梯」(Responsibility Ladder),依照下屬的能力分配工作、下放權力,可以避免主管承受過多的責任,同時可提供下屬一套衡量自我發展的標準。「責任階梯」由最差到最理想可分為 6 個階級﹕

責任階梯全面睇

第6級:下屬完全不負責任,等待主管解決問題

第5級:由主管解決問題,但下屬會從中觀察及汲取經驗,表達出「願意」培養決策能力的意識

第4級:下屬會向主管講述遇到的問題,並請求協助,但不會要求主管全權負責

第3級:下屬會想出各種可行方案,讓主管選出最佳方案。從主管的角度來看,這個階段的責任階級,是最理想的狀態

第2級:下屬提供各種方案,並向主管建議方案,下屬已有信心選出最佳方案

第1級:下屬會制定並分析各種方案,做出最終決定,最後向主管匯報,這表示下屬已經可以獨自完成整個決策流程

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Photo﹕rawpixel

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撰文 : 廖淑瑩

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