Microsoft Excel 超實用 14 個資料輸入技(三)輸入剔號.文字型數字

行內熱話 00:00 2019/11/10

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Microsoft Excel(MS Excel)微軟試算表作為強大的資料庫軟件,相信不少上班族與學生族都會經常接觸,用來處理大數據記錄及分析一流。以下整理 14 個 MS Excel 資料輸入的實用小技巧,包括:輸入文字型數字、輸入剔號及分數、資料自動分格、多表格同步輸入、為資料格做註解、避免把數字變成日期等,有助提升操作效率。 

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MS Excel 不少功能皆與 Google Sheets 和 Open Office Calc 相容。以下共 14 個 MS Excel 實用技均使用 Google Sheets 與 Open Office Calc 軟體示範。

10. 輸入剔號

MS Excel 內藏大量特殊符號,包括製作資料庫常用的剔號。只要選取目標資料格後,到「插入」>「特殊字元」>「Windings」的最底,即可找到。


選取目標資料格

「插入」>「特殊字元」

「Windings」的最底,找到剔號!

成功在資料格顯示剔符號

尚有大量各式各樣的特殊字元可用

11. 輸入文字型數字

當你在 MS Excel 資料格輸入數字,預設是數字屬性。如果你想輸入文字型數字,如手機號碼,你可以在數字的開首輸入「'」,或點選目標資料格,右按滑鼠到「格式化儲存格」改變資料格的屬性,由「數字」轉為「文字」即可。變了文字型的數字,將不支援運算功能。


在資料格輸入「433759」,預設屬性是一組數字,自動向右對齊。

只要在開首輸入「'」,即「'433759」,即可變成文字型數字,向左對齊;「'」並不會在資料格顯示出來。

12. 快速輸入批量無序數字

有些文字型數字,前面幾個 digi 相同,後面幾個 digi 不同,例如手機號碼、學校編號。老細給你 1000 個 3 字頭的手機號碼資料,其前面都是 3188,即 31880001 - 31881000。老細要你輸入當中的數百個手機號碼做 cold call,但又不是順序的號碼(即不可以用下拉式方法快速輸入),叫你抓狂?這時你可以使用下列技巧,快速輸入一連串無序數字:


選取目標範圍的資料格(B3 - B9),右按滑鼠,揀「格式化儲存格」。

「數字」>揀「使用者定義的」,在「格式碼」輸入「3188000」;前面的「3188」將固定不變,並且自動生成,後面的「0000」則是你的輸入資料。

這時,B3 - B9 都已被重新定義。在 B3 資料格輸入「123」,有何輸出結果?

雖然你在 B3 資料格只輸入了「123」,但由於你預先已把 B3 - B9 重新定義(31880000),因此 B3 資料格顯示了「31880123」,當中的「31880」都是自動生成,不用輸入,高效啊!

在 B3 - B9 的任何資料格輸入數字,都會變成「3188XXXX」,當中「3188」自動生成,「XXXX」就是你輸入的數字,如數字不足,將由 0 填滿。

13. 快速左中右對齊

選取目標資料格,按下列快速鍵組合,即可把資料對齊顯示。

- Ctrl + L = 向左對齊 
- Ctrl + R = 向右對齊
- Ctrl + E = 水平置中對齊 
- Ctrl + J = 左右對齊

14. 輸入分數

當你在資料格輸入「1/2」,它將自動變成日期。如果想輸入分數「1/2」,你可以在開首輸入「'」,即「'1/2」;或在開首按「Enter」;或強制性改變資料格的定義為「數字」。


在資料格輸入「1/2」,自動變成了「1/2/2019」日期屬性。

只要在開首輸入「'」,即「'1/2」,即可成功顯示文字型分數,而且「'」不會在資料格顯示出來。


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撰文 : 張文啟

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