Microsoft Excel 超實用 14 個資料輸入技(二) 多張表格同步輸入

行內熱話 00:00 2019/11/10

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Microsoft Excel(MS Excel)微軟試算表作為強大的資料庫軟件,相信不少上班族與學生族都會經常接觸,用來處理大數據記錄及分析一流。以下整理 14 個 MS Excel 資料輸入的實用小技巧,包括:快速插入多個空白列、資料自動分格、多表格同步輸入、為資料格做註解、輸入剔號及分數、避免把數字變成日期等,有助提升操作效率。 

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MS Excel 不少功能皆與 Google Sheets 和 Open Office Calc 相容。以下共 14 個 MS Excel 實用技均使用 Google Sheets 與 Open Office Calc 軟體示範。

5. 快速輸入多張表格相同內容

MS Excel 每個試算表檔案可包括多張 spreadsheet 工作表格。如果想做一個 MS Excel 試算表,內含多張 spreadsheet 工作表格兼相同內容,除了做好一張然後用複製貼上的方法外,其實還有更高效更有彈性的技巧,就是:多張表格,同步輸入。示範如下:


每個 MS Excel 試算表檔案,可包含多張 spreadsheet 工作表,可按你的需要增加或減少,並在操作介面的最底顯示,支援更名功能。

假設你想在 3 張工作表,同步輸入資料,首先你要按住「Ctrl」,並同時選取 3 張工作表,令它們都變了被選取(如圖白底黑字)狀態。

這時你可以自由在其中一張 spreasdsheet 工作表輸入資料,例如在 B28 資料格輸入 ezone.hk,其餘工作表將在相同位置自動同步輸入。

看!「工作表 2」都在 B28 資料格,自動輸入了 ezone.hk。留意,當你切換到另一工作表,同步輸入功能即時終止,留意只剩你當前位置的工作表(工作表 2),才是白底黑字,其餘工作表都變了灰底黑字,換言之解了鎖。如想再次多張表格同步輸入,就要先把目標工作表一併選取,變成白底黑字。

6. 快速插入 N 個空白列

在 spreadsheet 工作表格裡要插入 row 空白列,一般是點選資料格或一整列,然後右按滑鼠,再插入列。如果要插入很多列,豈非費時失事?其實可以使用「F4」鍵解決。

「F4」鍵在 MS Excel 的功能,是重複上一次動作。倘你想要插入很多列,當你做了第一次右按滑鼠插入列後,你只需要在空白列上按「F4」鍵,每按一次,就立即彈出多一行空白列。同樣地,想插入多行空白欄、或多個資料格,均可用「F4」鍵快速完成。

7. 快速輸入有序數字

當你在資料格輸入「1」後,你往下拉,它會做 copy & paste 的動作,即下面全部都是「1」字。如果想快速輸入有序數字例如 1-100,怎麼辦?示範如下:


在 B4 資料格輸1入「1」,往下拉,只會進行複製與貼上的動作,結果全部都係「1」,「1」全部都係「1」。

如果想快速輸入有序數字,例如想快速輸入 1-9,你可以首先在 B4 資料格與 B5 資料格,分別輸入「1」和「2」,然後一併選取。

再下拉,即時快速拉出 1-9 順序數字!

8. 資料格內換行

MS Excel 微軟試算表裡每張 spreadsheet 表格,都有好多資料格,當你在一個資料格按「ENTER」鍵,它會自動往下跳一格。如果想在同一資料格換行呢?你可以按「ALT」+「ENTER」鍵。示範如下: 


在 B3 資料格輸入 ezone.hk,按「ENTER」鍵,會自動跳到 B4 資料格。

只要同時按「Alt」+「ENTER」,即可實現同一資料格內換行功能。

所有資料都在 B3 資料格,以換行功能顯示。

9. 資料格輸入對角線

MS Excel 提供一個在資料格內輸入對角線的功能,示範如下:


點選目標資料格,右按滑鼠,揀「格式化儲存格」。

「格式化儲存格」>「邊框」,按你的需要,選擇「從左上到右下」或「從左下到右上」的對角線,以及線條粗度。

你最期待的「資料格對角線」出現了!

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撰文 : 張文啟

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