Microsoft Excel 超實用 14 個資料輸入技(一)!教你輸入小數點後「0」

行內熱話 00:00 2019/11/10

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Microsoft Excel(MS Excel)微軟試算表作為強大的資料庫軟件,相信不少上班族與學生族都會經常接觸,用來處理大數據記錄及分析一流。以下整理 14 個 MS Excel 資料輸入的實用小技巧,包括:輸入「頭文字 0」、資料自動分格、多表格同步輸入、為資料格做註解、輸入剔號及分數、避免把數字變成日期等,有助提升操作效率。 

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MS Excel 不少功能皆與 Google Sheets 和 Open Office Calc 相容。以下共 14 個 MS Excel 實用技均使用 Google Sheets 與 Open Office Calc 軟體示範。

1. 小數點後顯示 0

在 spreadsheet 表格輸入「1.00」,會自動變成「1」。如果想要顯示「1.00」,你需要定義儲存格,令它知道需要顯示小數點後的 0。


在資料格輸入「1.00」

卻顯示為「1」

點選該資料格,右按滑鼠,到「格式化儲存格」>「數字」>「種類」,提供了不同的資料格定義選項,在「數字」選項提供了可選小數點後顯示 0 之「格式」。

可以顯示「1.00」了!

你可以自定義在小數點後顯示更多的 digi 數值。

在小數點後顯示 4 個數值:「1.0000」。

2. 輸入資料格註解

資料格都可以做註解,即當你把鼠標放在資料格上面(rollover),可顯示註解。


在資料格輸入「ezone.hk」,並為此資料格加入註解。

點選資料格,右按滑鼠,揀「插入備註」。

在註解輸入「香港經濟日報集團成員」。

當你把鼠標放在資料格上,即可顯示資料格的註解:「香港經濟日報集團成員」。

3. 輸入 01

如果輸入「01」,資料格顯示為「0」,皆因資料格把它定義為數字資料。如果想要輸入 0 開頭的字,只要在「01」前面輸入用「'」,把它定義為「文字」,即可顯示「01」。注意,這個資料格的「01」將變成文字資料,而非數字資料,即不能進行資料格運算。


當你輸入「'01」,資料格顯示「01」,即可顯示 0 開頭的文字,但不會顯示「'」。

4. 避免數字變日期

如果輸入「1/2」,會自動變成日期。如果想保持「1/2」顯示,可以輸入「'1/2」。

或者,在輸入數字前輸入空格。 按下 ENTER 鍵後,空格仍會保留在儲存格中。

此外,在資料格上右按滑鼠,在格式化儲存格裡,可以為資料格做定義,包括:文字、日期、貨幣、分數等。

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撰文 : 張文啟

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