【管理Tips】Open Office 反令員工噤聲?兩招提升互動協作

商管策略 12:56 2019/10/28

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開放式辦公室(Open Office)近年成為不少企業的選擇,將辦公室間隔改成開放空間,鼓勵員工多溝通合作。可惜,有研究指出,開放式辦公室會令員工的互動量明顯減少約 70%,因為大家多數使用電子郵件和即時通訊軟件溝通,反而令大家減少面對面的溝通。

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Open Office 改造前認清 2個建議

開放式辦公室雖然是新穎的工作方式,但員工對此又是否接受?似乎不是,在開放式辦公室中,員工會更容易被「監察」,因此他們會盡一切方式隱藏自己,例如扮忙、戴上耳機等。即使要跟同事溝通,也不會在辦公室內面對面交談,反而會使用電子郵件或即時通訊軟件溝通。這反映人們在開放的環境中,要處理大量社交資訊,令資訊處理造成極大負擔,反而會令生產力下降。

不過,對於企業來說,開放式辦公室能夠減輕財政上的壓力,可以將更多的員工容納到開放式的工作間中,減少在租金方面的支出。

雖然開放式辦公室可能會減少員工之間的溝通,但這種新型辦公室可以改變現有的工作模式,能夠刺激員工的新想法。企業在改造辦公室前,不妨參考以下 3 個建議﹕

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(1)要確認想達到的目標

通常改造辦公室的目標都是希望提高生產力和刺激員工創新,但目標不同,工作間的設計便需因而改變。舉例,主管希望開發部門的員工可以更快發現及解決問題,因此提供小型工作空間(供 3 至 5 人使用),會比全開放式的工作間更好。如果是為了交換想法,例如讓不同部門的員工有更多交流,可以將部門同事工作間設置在相鄰位置,同時共享休息區的零食、咖啡等,讓員工可以自由交流。

(2)網絡溝通與現實工作環境的配合

BYOD(Bring Your Own Device)、雲端工作平台已融入日常工作中,但對於網絡溝通方式和實體工作環境應如何配合?企業在改造辦公室時,不妨加入插座、投影機連接線等設備,讓員工能夠迅速召開會議,將工作中的資料與同事討論。但只透過網絡的溝通模式並不足夠,因此主管應適時與員工進行面對面的溝通,避免過度依賴網絡溝通模式。

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Photo:pixabay

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撰文 : 廖淑瑩

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