【管理Tips】例會變傾偈打機場合?先改變「圍爐取暖」模式

商管策略 12:12 2019/09/27

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例行會議在不同公司已經是每天的「指定動作」,對員工來說每日的例會可能沒有甚麼意義,且會議的形式都是十年如一日,隨時會令團隊整體能力降低,浪費時間兼拖低生產力。要改變例會沉悶的模式,主管可以在會議中的報告內容、進行方式和跟進工作著手。

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開會提有意義的問題

主管一般是例會的主持人,在聽取下屬的工作報告時,最重要是要向對方提問。主管應以提問掌握部門的運作情況,如項目的進度、團隊溝通的問題等。同時,透過提問可以了解下屬的工作情況,例如在工作上會否遇到困難、對公司的心態等。但有些主管就將例會變成單純團隊培訓(Team building)活動,所以對會議報告的內容不太在乎,對下屬反映的問題視而不見,將例會變成傾偈「圍爐取暖」的場合。

之所以員工討厭例會,是因為形式的問題,參加會議對他們工作的進度和個人成長無幫助,覺得例會是浪費時間,但又不能不出席,結果邊「出席」例會邊打機上網睇 YouTube 打發時間!因此主管應釐清開會的目的。

開會的目的是為了解決問題及提高工作效率,並非單純社交的場合,因此主管應認真對待例會,除了要求下屬要有清晰的報告內容外,也要向匯報者提出問題並要求他們回答。這樣的問答形式,對於雙方也有好處。

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(1)釐清有疑問之處

有時雙方的角度看法不同,透過提問可以找出問題癥結,了解對方的想法。有時身為項目負責人會對項目的細節非常熟悉,因此會跳過很多自以為理所當然的過程,但聽的人未必明白,因而產生很多疑竇,所以透過問答的模式才可以釐清主題梗概。

(2)提升團隊的自主性與積極性

主管要求下屬在例會前做好準備,對於團隊也有好處。沒有準備就在會上匯報,除了浪費大家時間,還會令管理非常鬆散,加上主管又對無準備的員工輕輕帶過,因而令大家不會認真準備會議,長遠會令團隊的效率下降。相反,主管要求員工在有準備之下開會,團隊的自覺性會增加,認為自己應該要準備好報告內容,令自己在會議上能回答所有問題,因而增強團隊的自主性與積極性。

Photo﹕pixabay、Long Road Photography、Dread Pirate Jeff

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撰文 : 廖淑瑩

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