開會浪費時間?改善流程提高效率

商管策略 15:08 2019/09/09

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職場間,不難聽聞一些關於開會就是浪費時間的說話,但這是對的嗎?誠然多餘會議只會消磨員工精力,無謂佔用工時更令員工開 OT。但開會真浪費了時間嗎?顯然不是,只是開會方法不對。

英國紙製品設計公司 Moo 早前向 1,000 名英國僱員發問卷,調查會議是否浪費時間,發現他們每年花 213 小時開會(約 26 個工作日)!,更糟的是,即使每周花上 4.1 小時開會,但足有 3 分之 1 時間被完全浪費­。原因?要等齊人開會、找不到合適房間等等。

超過 7 人效益即降

其實開會浪費時間只是籌備的問題,好的會議仍可以有效率的。研究同時指出,一個成功、有效的會議甚至有公式可循,如最好的會議組成人數是 5 至 9 人。顧問機構 Bain&Company 亦發現,只要會議人數超過了 7 人,每多 1 人效率便會降 10% 。事實上,會議太長又無效率,嚴重影響生產力。有 1 成受訪僱員更稱用會議 3 成時間看手機,1/4 時間直情倒頭大睡!

會議總好過用電郵

不過,開會仍有其價值。英國僱員每周花 13 小時電子郵件,會議能有效減低電子郵件使用時間。此外,開會要面對面很難撒謊的,最少不能像在寫電郵那樣慢慢組織句子,上司亦能看出同事間是否不和(如:不肯坐一起,說話針鋒相對),了解這些徵兆對未來派遣工作更有利。

為你的會議作出改變

至於如何改善會議質素?有研究指,拿走椅子站開會可以令人更活躍,迫使會議變得簡短;禁止使用電腦、智能手機可以更加集中。此外,你亦可以為會議設限時,逼令參加者保持活躍的思考、防止會議過長。甚至你可在會議中加入沉默時間,讓大家思考一下剛才各人的發言,整整好思緒後才繼續。

會議是一個好工具,就看你要如何使用它。

Photo:pxhere、WEF

撰文 : 陳文政

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