改善營運效率 安排緩衝區下放權力

商管策略 15:20 2019/08/23

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平日的工作是否比一般打工仔忙碌?還是每日應酬客戶就完成一天的工作?即使小公司東主或年薪百萬的 CEO(執行長/行政總裁),也要善用時間,原因不僅是為事業和生意,更重要是工作和生活平衡,尤其健康。美國《哈佛商業評論》研追蹤 27 名 CEO 三個月,研究他們每日工作行程,得出如何有效運用時間,提升生產力。

(1)適時休息及安排例行活動

「吊頸都要抖氣」,就算工作如何忙碌也要停一停休息,始終我們不是機械人,休息 10 分鐘也不會阻礙工作進度。休息時除了吸口新鮮空氣外,更重要的是可以讓自己從工作中抽離,思考接下來的行動,休息過後能大增專注力。此外,在工作日程中安排日常活動也很重要。如把做運動、閱讀等加入日常行程中,固定活動令你更容易安排餘下的時間。

(2)避免太緊密行程

CEO 或老闆常出席不同會議,甚至是「會駁會」,緊記在各個會議之間預留空間,一來可以避免因會議未能準時完結時有時間緩衝。此外,會議結束後的討論可能是個好機會聽取員工的想法。

(3)適當下放權力

有時將權力下放給下屬也是個好方法,管理層未必會事事親力親為,亦未必可時常親身跟員工見面,最好方法還是讓領導團隊代替自己聽取員工的意見,並協助你解決員工反映的問題。

(4)為明天做好準備

每天在睡前計劃好明天的行程,並再三確認行程的時間、地點有否更改,為明天的行程徵好準備,就可以令你安心進睡。

(5)訓練自己或團隊

每天的行程中不應只有工作,有時也應該參與一些跟工作技能相關的活動提升自己或整個團隊的質素。例如,參加一些關於領導技巧的課程,從中也可以學習到如何領導團隊。

(6)留意溝通方法

現時不少上司喜歡以即時通訊軟件或電郵跟下屬聯絡,但這可能令到下屬要在工餘時間回覆你信息,且利用這些方法未必能夠表達到真正意思,令雙方產生誤會,甚至令員工反感,影響營運。所以最好方法還是面對面與下屬溝通,這樣可以準確傳遞信息,亦可以得到下屬的即時回應。

Photo:Picserver

撰文 : 廖淑瑩

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